Kurumsal Ürün Lansmanı Etkinliği Nasıl Planlanır

Ürün lansmanı, salondaki herkesin oraya neden geldiğini zaten bildiği tek kurumsal etkinlik türüdür. İnsanlar ürünü görmeye gelir. Bu, prodüksiyon kararlarının çoğunu değiştirir. Dikkat bütün güne yayılmaz, birkaç dakikada toplanır.

CSG 1989'dan bu yana İstanbul, Budapeşte ve 15'ten fazla ülkede otomotiv, ilaç, telekom ve tüketici markaları için lansman üretiyor. Bu rehber bir lansmanın gerçekte nasıl kurulduğunu anlatıyor: açılış anı, akış, teknik paket, mekân, basın planı ve bütçe. Etkinliğin sahibi olan, ama mesleği sahne kurmak olmayan pazarlama ve marka ekipleri için yazıldı.

Lansman bir konferans gibi çalışmaz

Konferansta izleyici içerik için gelir ve gün boyu kalır. Enerji saatlere yayılarak yönetilir. Lansmanda izleyici tek bir an için gelir, geri kalan her şey o anı çerçevelemek için vardır. Açılış anı tutarsa kayıt kuyruğundaki gecikme affedilir. Sönük geçerse iyi bir ikram bile akşamı kurtarmaz.

Pratik sonuçları:

Program kısadır. Doksan dakika resmi içerik tavandır, altmış dakika daha yaygındır.
Prova konferanstakinden daha kritiktir. O anın ikinci denemesi yoktur.
Kişi başına düşen teknik paket daha ağırdır. 300 kişilik bir lansman çoğu zaman 1.000 kişilik bir konferanstan fazla rigging taşır.
O gece çekilen fotoğraf ve video, salon toplandıktan çok sonra da aylarca dolaşır.

Önce açılış anını tasarlayın, sonra geriye doğru çalışın

Fiziksel soruyla başlayın. Ürün nasıl görünür hale gelecek? Geri kalan her şey bu cevaptan türer.

Yaygın açılış mekanikleri, kabaca maliyet sırasına göre:

Ekrandan ürüne geçiş. Ürün, yukarı çekilen, iki yana açılan veya düşen bir projeksiyon yüzeyinin ya da LED ekranın arkasında durur. Güvenilir, görsel olarak güçlü ve araç ile büyük ekipman lansmanlarında en yaygın yöntem.

Kabuki drop. Elektromıknatıs sistemine asılı kumaş perde tek karede serbest kalır. Yarattığı etkiye göre ucuzdur ve ikinci gösteri için hızlı kurulur. Ürünün üzerinde yeterli boş yükseklik ister.

Döner platform veya raylı açılış. Örtü değil ürün hareket eder. Araçlar için iyidir, zemin yük hesabı ve daha geniş sahne gerektirir.

Işıkla açılış. Ürün gösteri boyunca karanlıkta sahnededir ve doğru anda aydınlatılır. En düşük maliyetli mekanik, küçük ürünlerde çoğu zaman en zarif olanı. Gerçekten karanlık bir salon ister, bu da karartılamayan gün ışığına sahip mekânları eler.

Dekor açılışı. Dekor duvarları, kapalı bir kutu set veya bir konteyner açılır. En yüksek maliyet, en uzun kurulum, amiral gemisi lansmanlarında en güçlü etki.

Hangi yolu seçerseniz seçin, mekân sözleşmesi imzalanmadan önce karar verin. Tavan yüksekliği, asma noktaları ve yükleme girişi hangi mekaniğin mümkün olduğunu belirler ve bunların hiçbiri sonradan düzeltilemez. Sahne tasarımı ve aydınlatma tasarımı ekibimiz genellikle kısa listedeki mekânlara karşı iki üç mekanik eskizler, rezervasyon ondan sonra yapılır.

Etkinlik akışı

İşleyen bir lansman genelde şu şekli izler.

Karşılama, 45-60 dakika. Kayıt, bir içecek, ekranda ambiyans içeriği. Bu pencere geç gelenleri emer. İstanbul trafiğinde geç gelen olacağını baştan varsayın.

Salona alma ve oturma, 10 dakika. Personelin tek tek dolaşıp oturun demesiyle değil, ses ve ışık işaretiyle yapılır.

Açılış, 5 dakika. Bir sunucu ya da bir film. Kısa tutun.

Bağlam, 10-15 dakika. Bu ürün neden var. Pazar, müşteri problemi, şirketin konumu. Üst düzey yöneticinin konuşma yeri burasıdır.

Açılış anı, 2-4 dakika. Üzerine konuşma bindirilmez. Müzik, ışık, hareket, alkış.

Ürün anlatımı, 15-20 dakika. Detay şimdi gelir. Özellikler, canlı demo, bazen sahnede bir müşteri veya bir mühendis.

Kapanış, 5 dakika. Bulunabilirlik, uygunsa fiyat, teşekkür.

Networking ve ürün deneyimi, 60-90 dakika. Çoğu marka için satış asıl burada olur. Salon ışıklarını sonuna kadar açmak yerine bu bölümün kendi ışık ve ses tasarımı olmalıdır.

Resmi süre 50 ile 70 dakika arasında oturur. Ekiplerin çoğu üstüne içerik eklemek ister, bu da etkinliği nadiren iyileştirir.

Teknik paket neye benzer

Balo salonunda veya endüstriyel bir mekânda 250-500 kişilik bir lansman tipik olarak şunları ister:

LED ekran, ön sıranın uzaklığına göre 2,6mm ile 3,9mm piksel aralığında, 8-14 metre genişlik. Kameralar ekranı çekiyorsa ince piksel aralığı önem kazanır.
Ses, önce konuşma anlaşılırlığı sonra müzik için ölçeklenir. 25 metreden derin salonlarda line array ve delay hoparlörler.
Işık, üç katmanda kurgulanır: sunucular üzerinde kamera kalitesinde ana ışık, ürüne ayrılmış özel armatürler ve atmosfer için salon ışığı.
Rigging, tavan noktaları veya ground support kuleleri. Her mekânın nokta yükü sınırı ve kullanılabilir nokta sayısı bellidir. Tasarımı en sık değiştiren kısıt budur.
Video playback ve show control, açılışı timecode'a bağlı bir sekans olarak çalıştırır. Ekran içeriği, ışık, ses ve mekanik komut tek kaynaktan tetiklenir.
Kamera paketi, canlı yayın, broadcast veya etkinlik sonrası kurgu varsa en az üç kamera.
Yedek güç ve yedeklilik, açılışın bağlı olduğu her şey için.

Ekipman ve ekip ölçeklemesi teknik prodüksiyon ve ses görüntü sistemleri kiralama sayfamızda, özel imalat ise dekor, stand üretimi ve set tasarımı başlığı altında.

Salon seçimi

Mekân kararı aslında dört ayrı karardır.

Tavan yüksekliği. Yukarı çekilen her açılış, ürünün üzerinde boş yükseklik artı rigging derinliği ister. Dört metrelik tavan mekaniklerin çoğunu kapatır. Altı metre hepsini açar.

Yükleme girişi. Ürün bir araç veya ağır ekipmansa sokaktan sahneye giden güzergâh mekânı her şeyden önce belirler. Kapı genişliklerini, rampa açılarını ve dönüş yarıçaplarını kat planından değil, yerinde ölçün.

Karartma. Cam cepheden giren gün ışığı ışıklı açılışı bitirir. Bazı mekânlar kolay kararır, bazıları hiç karartılamaz ve büyük cam cephe için drape kiralaması gerçek bir bütçe kalemidir.

Elektrik. Broşürdeki rakamı değil, dağıtım panosundaki mevcut amper değerini isteyin. Endüstriyel ve açık alan sahalarında jeneratör olağandır.

İstanbul'da otel balo salonları, kongre merkezleri, Boğaz'ın iki yakasında dönüştürülmüş endüstriyel alanlar ve fotoğrafta çok iyi duran ama rigging'i kısıtlayan sahil veya müze mekânları var. Karşılaştırmayı mekân seçimi ve lojistik hizmetimizde ele alıyoruz.

Basın, içerik ve etkinliğin sonraki hayatı

Lansman bütçelerinin çoğu sonradan dolaşan içerikle gerekçelendirilir. Bu yüzden içerik çekimini sonradan eklenen bir hizmet gibi değil, gösterinin parçası olarak planlayın.

Basının ana gösteriye mi yoksa daha erken ayrı bir oturuma mı katılacağına erken karar verin. Kapı açılmadan önceki basın saati gazetecilere temiz erişim ve sessiz ses ortamı verir.
Fotoğraf pozisyonu kurun. Sahneye net merkez hattı olan bir nokta ayırın ve konukları oradan uzak tutun.
Açılış anını, kurgu kameralarına ek olarak ürüne sabitlenmiş en az bir kamerayla çekin.
Kurgu çıktılarını etkinlikten önce netleştirin: 30 saniyelik sosyal medya versiyonu, iki dakikalık özet, ürün detay çekimleri. Çekim listesi önceden varsa etkinlik sonrası kurgu çok daha ucuza mal olur.
Yayın yapacaksanız bunu kendi ses miksi olan ayrı bir prodüksiyon olarak ele alın. Salon sesi ile yayın sesi farklı işlerdir.

İş akışı detayı canlı video prodüksiyon ve etkinlik sonrası medya prodüksiyonu ile hibrit ve sanal etkinlikler sayfalarında.

Bütçe: para nereye gidiyor

Türkiye'de orta ölçekli bir lansmanda dağılım kabaca şöyle:

Teknik prodüksiyon, yani ekran, ses, ışık, rigging ve ekip: yüzde 35-45
Mekân ve ikram: yüzde 20-30
Dekor imalatı ve açılış mekaniği: yüzde 10-20
İçerik prodüksiyonu, yani film, grafik ve post: yüzde 8-15
Sunucu, sanatçı ve eğlence: yüzde 5-10
Lojistik, saha ekibi ve beklenmedik giderler: yüzde 5-10

Lansmanda en az yüzde 8 beklenmedik gider payı gerçekçidir. Prototipler geç gelir, nakliyede hasar görür veya set imalattayken teknik özelliği değişir. Farklı ölçeklerdeki örnekler portföyümüzde görülebilir.

Zaman çizelgesi

16-12 hafta önce. Hedefler, konuk sayısı, tarih, açılış konsepti, mekân kısa listesi.
12-10 hafta. Mekân sözleşmesi, o salona özel teknik tasarım, bütçenin sabitlenmesi.
10-6 hafta. Dekor tasarımının onayı ve imalata girmesi, içerik senaryosunun başlaması, davetiyelerin çıkması.
6-3 hafta. Akışın taslağı, konuşmacı brief'leri, film prodüksiyonu, basın listesi.
3-1 hafta. İçeriğin final kurguya girmesi, teknik çizimlerin yayınlanması, prova takviminin netleşmesi.
Etkinlik haftası. Bir ile üç günlük kurulum, teknik prova, ardından gerçek konuşmacılar ve gerçek ürünle tam prova.

Özel açılış mekaniği olan bir lansman için on hafta çalışılabilir bir alt sınırdır. Prodüksiyon ekibinin zaten bildiği bir mekânda ve daha basit bir mekanikle altı hafta mümkündür.

Tekrarlayan hatalar

Çok fazla konuşmacı. Her biri dört dakika isteyen dört yönetici lansmanı toplantıya çevirir.

Ürünün etkinlik günü gelmesi. Prototipler doğası gereği geç kalır. Ürünün ya da birebir ölçüde bir maketin provada sahada olmasında ısrar edin.

Mekândan sonra seçilen açılış mekaniği. Sonra tavan yetmez ve konsept zaman baskısı altında küçültülür.

Mekanik çalışmazsa ne olacağının planlanmaması. Her açılışın, ekibin gerçekten prova ettiği manuel bir yedeği olmalıdır.

Göze göre tasarlanıp kamerayı gözden kaçıran ışık. Salon harika görünür, görüntü kullanılamaz. Hangisinin öncelikli olduğuna erken karar verin ve ona göre ışık kurun.

Sık sorulan sorular

Bir ürün lansmanı ne kadar sürmeli? Resmi program 50-70 dakika, öncesinde 45-60 dakika karşılama, sonrasında 60-90 dakika networking. Konuğun toplam süresi yaklaşık üç saat.

Planlamaya ne kadar önceden başlanmalı? Özel açılış mekaniği ve dekor imalatı olan bir lansman için on iki ile on altı hafta. Bilinen bir mekânda daha basit bir formatta altı sekiz hafta yeterli olabilir.

Türkiye'de kurumsal ürün lansmanı ne kadara mal olur? 250-500 kişilik lansmanların çoğu İstanbul'da 60.000 ile 250.000 avro arasında konumlanır. Dekor iddiası, içerik prodüksiyonu ve sanatçı bütçesi bu aralığı belirler. Araç lansmanları ve çok şehirli turlar bu bandın üzerindedir.

Tam prova şart mı? Evet. En az bir teknik prova ve konuşmacılarla ürünün olduğu bir tam prova. Açılış sekansı en az üç kez çalıştırılmalıdır.

Lansman canlı yayınlanmalı mı? Uluslararası basın, bayiler veya yurt dışı ofisler gibi gerçek bir uzak izleyici varsa yayınlayın. Yoksa iyi kurgulanmış bir özet film, kimsenin izlemediği canlı yayından daha fazla kişiye ulaşır.

Akışın sahibi kim olmalı? Prodüksiyon tarafında, etkinlik sırasında hayır diyebilecek yetkiye sahip tek bir kişi. Bu sahiplik paylaşıldığında komutlar kaçar.

Lansman birden fazla şehirde yapılabilir mi? Evet, otomotiv ve ilaç sektöründe yaygındır. Alışılmış model, tam dekorlu tek bir amiral gemisi etkinlik ve sonraki şehirler için daha hafif bir seyahat paketidir. İçerik ve marka dili aynı kalır, teknik ölçek küçülür.

CSG ile çalışmak

CSG 1989'dan bu yana kurumsal etkinlik üretiyor. İstanbul ve Budapeşte ofisleriyle 15'ten fazla ülkede iş teslim ediyor. Lansman işleri otomotiv, ilaç, teknoloji ve tüketici sektörlerine uzanıyor. Bunun yanında kurumsal etkinlikler ve konferanslar ile uluslararası etkinlikler alanlarında çalışıyoruz. Yakın dönem projeler portföyümüzde, ekibe iletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.